Comment aider un client à communiquer avec une équipe virtuelle

Homme affaires, regarder, ordinateur portableLes organisations s'appuient désormais sur des mécanismes de communication virtuels et toutes les méthodes ont des conséquences à la fois positives et négatives.. Une réunion en face à face est plus facile pour favoriser les relations et moins susceptible de conduire à des malentendus. Cependant, de telles réunions peuvent être peu pratiques et coûteuses compte tenu de la localisation géographique des individus. Le courrier électronique est rapide et efficace, mais peut entraîner des malentendus, en particulier lorsque les personnes concernées ne se sont jamais rencontrées.

Une mauvaise communication mène à de mauvaises décisions d'affairesfrustration personnelle et peut nuire aux bonnes relations de travail entre les individus et les équipes. De tels résultats sont également susceptibles d'avoir un impact négatif sur la productivité de l'organisation.

Vous pouvez aider votre client en l’aidant à prendre en compte trois aspects essentiels. Ceux de son image professionnelle idéale, comprenant les émotions et les communications efficaces.

Tout ce que nous disons et faisons est lié à notre ‘marque personnelle’. La marque personnelle fait référence à la manière dont nous nous vendons au monde. Pour interagir de manière virtuelle appropriée avec les entreprises, la première étape consiste à déterminer le type de «marque» pour laquelle votre client souhaite être reconnu. La prochaine partie est de considérer ses valeurs. Les valeurs donnent un sens et la motivation pour agir conjointement avec un cadre pour la prise de décision. Chaque personne a un ensemble de valeurs qu’elle vit et celles-ci peuvent être considérées comme un ensemble de préférences. Par exemple, je préférerais que mes collègues me considèrent comme une personne intègre, je me comporte donc d'une manière qui le démontre en étant honnête et en ne promettant jamais quelque chose que je ne peux pas livrer. Enfin, le concept d'un point de vente unique (USP) tel que ce qu'il veut que les autres disent de lui. Par exemple, c'est quelqu'un qui crée d'excellentes équipes.

Ayant considéré son image professionnelle, valeurs et USP, il devient plus facile de communiquer cela dans ses relations virtuelles avec les autres.

Contrairement aux conversations en face à face, les interactions virtuelles omettent le ton de la voix, le langage du corps et le contexte, ce qui peut entraîner des malentendus. Les lettres majuscules, l'utilisation de citations, les émoticônes, les points d'exclamation, la ponctuation, les points et le style communiquent le sens d'un mot ou d'un message. Par exemple, “Je suis frustré par” lit différemment de "Je suis frustré par !!" où les lettres majuscules indiquent une émotion plus extrême que celle que l'expéditeur a pu vouloir représenter.

Il y a trois aspects à considérer à propos des émotions lorsque vous utilisez des formes virtuelles de communication, identifiez vos propres émotions, reconnaissez les émotions des autres et l'acte "comme si" et faites preuve de prudence.

Votre client aura besoin de conscience de soi pour identifier ses propres émotions. Quel type de personne est-il? Est-ce qu'il pense vite et est orienté vers l'action et devient frustré quand les gens ne semblent pas comprendre le but? Est-ce quelqu'un qui aime connaître tous les détails avant d'agir? De telles caractéristiques sont exagérées lorsque vous travaillez virtuellement.

Il voudra peut-être énumérer une gamme d'émotions qu'il éprouve dans sa vie professionnelle quotidienne et énumérez-les avec les aspects positifs et négatifs de la manière dont les autres réagissent à ses émotions. Par exemple, est-ce que d'autres personnes lui ont déjà dit qu'il "Ne souffre pas les imbéciles volontiers"? Si c'est le cas, cela signifie probablement qu'il peut parfois être abrasif ou tranchant et a tendance à montrer ses frustrations. De tels sentiments et actions sont amplifiés lors de l'utilisation de communications virtuelles.

Tout comme votre client éprouve des émotions, les autres sont tout aussi susceptibles d'exprimer leurs émotions. S'il remarque que quelqu'un répète encore et encore le même argument, il peut penser que la personne est frustrée alors qu'en réalité, elle se sent confuse ou simplement exaspérée.

Comme les émotions peuvent être facilement mal interprétées, il devra garder la possibilité de cette idée dans son esprit. Il devra faire preuve de prudence et donner à l'autre le bénéfice du doute. Mieux vaut être prudent que de se lancer dans un débat houleux qui pourrait nuire à sa relation et empêcher un résultat positif. Peut-être pourriez-vous l'aider en explorant des affirmations qu'il pourrait utiliser telles que, "Je ne suis pas sûr de bien comprendre ce que je veux dire" ou, "J'ai le sentiment de ne pas pouvoir m'exprimer clairement".

Il est parfois préférable de demander à son équipe d’opter pour une téléconférence. plutôt que d'essayer d'exprimer des pensées dans un monde virtuel. Ce n'est que lorsqu'un niveau de confiance et de compréhension a été atteint parmi les personnes présentes que la probabilité d'obtenir un résultat positif et significatif est susceptible d'être atteinte dans le monde virtuel.

Lors de l'utilisation de véhicules de communication virtuels vous pouvez aider votre client à déterminer quel type de conversation sera plus efficace et comment développer de meilleures relations de travail.

Pour éviter tout problème de communication, aidez votre client à réfléchir à ce qu'il veut dire. et comment cela pourrait être perçu par les autres, en se rappelant que les blagues ou l’humour peuvent être facilement mal interprétés. Garder un ton poli et mesuré en ne disant que les choses qu'il serait à l'aise de dire en personne aide. Comme il traite avec des personnes de cultures différentes, il est important de se rappeler que ce qui peut être considéré comme acceptable dans une culture ne l’est pas dans une autre.

Bien que la communication virtuelle soit utile ce n'est qu'une forme de communication et elle a ses limites. S'il y a des questions difficiles ou compliquées à discuter, il serait préférable de choisir une autre forme de communication pour les traiter, si possible.